Organizační část > Evidenční a dokumentační práce

Při povodni se provádějí následující "Evidenční a dokumentační práce":

Záznamy v Povodňové knize

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí (např. záznam telefonátu),

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, adresátů, způsobu a doby odeslání,

•obsah příkazů,

•popis provedených opatření,

•výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené; jsou povinny každý zápis podepsat.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

A.Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, také se mohou telefonické zprávy nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači, zprávě se přidělí Evidenční číslo, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

B.U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí Evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předán, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem.

C.Zprávy doručené do datové schránky, emailem a na elektronických nosičích se evidují jako ostatní zprávy podle bodu B.

Zákres do Pracovní mapy PK Olomouckého kraje

Do Pracovní mapy Povodňové komise se provádějí pravidelné zákresy povodňové situace a vždy se udává čas vzniklé situace, do mapy se zakreslují objížďky a další opatření spojená s řízením práce povodňové komise.

Označování nejvýše dosažené hladiny vody

Označení nejvýše dosažené hladiny vody se silami kraje provede pouze provizorně tak, aby byla známa výše hladiny a později mohla být výše hladiny osazena normovou vodní značkou (ČSN 75 2911). Konečné označení provede Povodí Moravy, s.p., Povodí Odry, státní podnik.

Foto a video dokumentace

V průběhu povodně, ale především po kulminaci jednotlivých povodňových vln je nutné provést objektivní fotografickou a video dokumentaci. Dokumentaci provádí pověřená skupina Povodňovou komisí Olomouckého kraje. Dokumentace se ukládá do Povodňové knihy. Dokumentace slouží k objektivnímu zachycení způsobených škod po povodni a pro zpracování souhrnné zprávy o povodni.

Souhrnná zpráva po povodni

Z každé povodně se zpracovává Souhrnná zpráva o průběhu povodně. Ve správě jsou uvedena všechna důležitá data o povodni. Především začátky a konce jednotlivých akcí, které Povodňová komise organizovala, souhrn škod na majetku, seznamy evakuovaných osob, mapa se zákresem zatopeného území, kopie důležité foto a video dokumentace. Doporučení k odstranění škod a následků po povodni, návrhy na zlepšení apod.